Lat att døra!

Å være tilstede for medarbeidere handler ikke om en åpen dør. Det handler om at du får gjort de ulike delene av lederjobben din, slik at du kan være 100% tilstede i møte med medarbeidere når de skjer. Da må du prioritere tiden. Og for mange handler det om å lukke døra til kontoret på jobben.

Juristforbundet har gjort undersøkelse blant sine medlemmer rundt hva som skaper høyest produktivitet. Hjemmekontormuligheten har skapt ekstra behov for å undersøke produktivitet. De konkluderer med at hjemmekontor er produktivt – for deres medlemmer.

Mulighet for konsentrasjon

Det er ikke hjemmekontor i seg selv, men å ha mulighet til å konsentrere seg over tid som øker produktiviteten. Du må kunne sette deg for deg selv, og kunne konsentrere deg uten forstyrrelser og avbrytelser. Så det handler ikke om hjemmekontormuligheten. Der kan det være mange forhold som står i veien for produktivitet. Det handler om å ikke bli forstyrret eller avbrutt når du fordyper deg i noe som krever konsentrasjon og fordypning. 

Å gå inn og ut av konsentrasjon er en tidstyv. Det tar tid fra en avbrytelse til du er inne i det du skulle konsentrere deg om – å få skrevet, lest eller planlagt. En medarbeider som bare stikker innom for å sjekke en avspaseringsmulighet, en epost som du hører kommer inn eller en FB-varsel som du bare skal sjekke. Alt stjeler tid. Der og da – men også etterpå. Det tar tid å komme tilbake til det du holdt på med (25 minutters tapt konsentrasjon for en enkelt avbrytelse). Så om du er på utkikk etter mer tid til å følge opp medarbeidere; lukk døra og slå av varsler.

Grenser for involvering

Utfordringen din er kanskje at du ikke har en dør som kan lukkes igjen. Du sitter i åpent landskap og en av fordelene med det er jo de uformelle samtalene og kort vei til å sjekke ting med kolleger. Vi vet at mange har gode regler for hvordan de skal kommunisere i åpent landskap. Utfordringen er å gjennomføre de gode forsettene. Du har lov og du må faktisk sette grenser for involvering. Det er mange grunner til det. Uformell involvering stjeler tid. Noen medarbeidere kontakter deg uformelt mer enn andre, og stjeler tid fra de medarbeiderne som ikke gjør det. Du får ikke konsentrert deg nok. Lederjobben innebærer mye strategisk og administrativt arbeid som må bli gjort. Noen ledere klarer å beskytte seg ved å ha store øreklokker. Når de er på, må de kontaktes gjennom epost eller sms, ikke ved dirkete henvendelse. For epost og sms kan en leder beskytte seg mot ved å slå av varsler. 

De usynlige oppgavene - delegering, formidling og planlegging

Jeg hører at ledere er redde for at medarbeidere ikke vet hvor mange oppgaver de har, de usynlige oppgavene:

For det første så har du sannsynligvis flere oppgaver enn du trenger. Delegering er en leders viktigste kunst.

For det andre kan du, om du er redd for hva medarbeidere tenker, formidle hvilke oppgaver du jobber med jevnlig og hvilke utfordringer det representerer, hvordan du prioriterer og hvordan du opprettholder god produktivitet.

For det tredje, så kan du velge å tenke at medarbeidere alltid vil ønsker mer av deg enn du kan gi, men at du selv vil planlegge slik at du kan være helt tilstede for medarbeidere og gi medarbeidere nokså lik tid med deg gjennom at du planmessig oppsøker dem.

Noen ledere har i pandemien gjennomført planlagte 15 minutter med alle medarbeidere som rapporterer til dem hver uke. Å ha slike planlagte jevnlige treff er svært produktivt, er en del av myndiggjørende lederskap og kan gjennomføres hele året. Du sikrer at du er oppdatert på medarbeidernes fremdrift og utfordringer, de har tilgang til deg for avklaringer og du får øvd deg på å skape selvrefleksjon rundt sin jobbutførelse fra medarbeidere. Dermed planlegger du både å få gjort oppgavene og jobbet strategisk med utviklingsarbeid, og bygge gode relasjoner med medarbeidere. 

Å late igjen døra elle beskytte deg med øretelefoner, er produktivitetsskapende og gir større rom for oppfølging av medarbeidere. Realiteten er at både du og medarbeiderne blir mer fornøyd. Gøy med win-win, selv om det for noen av dere strider mot det du tror om tilgjengelighet og medarbeidertilfredshet. 

Refleksjoner fra kapittel 7 i Leder, kjenn deg selv:

Hvordan lytter og kommuniserer du i lederollen?

Hva mener du er effektiv kommunikasjon med medarbeidere?