Jeg gledet meg til en helaften med en gammel venninne. Vi hadde avtalt å møtes kl 19, og jeg så for meg en god middag som godt kunne ta litt av og vare lenge. Skuffelsen var stor da hun bare hadde satt av tid til en kopp kaffe og hastet avsted etter en time. Hun følte helt åpenbart min skuffelse – og hvem liker å skuffe – men hadde helt andre avtaler resten av kvelden. Jeg lo det litt vekk. Kjente likevel at det var en nedtur og at jeg lett kunne henfalle til å anklage henne for å ikke ha sagt i fra. Min erfaring tilsier at når vi møtes på byen kl 19 så spiser vi sammen eller henger sammen utover kvelden. Hennes erfaring tilsa noe annet. Ingen av oss hadde tatt bryet med å avklare forventninger for kvelden.

På jobb skjer dette også hele tiden. Du har gjort en oppgave, sjefen gir uttrykk for at det ikke var slik hun hadde tenkt seg det. Du får skyldfølelse og mindreverdighetskompleks og kanskje en tanke om at dette burde jeg ha forstått. Men dere har begge et ansvar for å sjekke med den andre. Regelen er å sjekke en gang for mye! Det sparer dere begge for mye frustrasjon og grubling.

Jeg starter alle mine prosesser med forventningsavklaring i gruppen. På forhånd har jeg ofte bare snakket med lederen, og fått presentert et formål med prosessen. De ansatte kan sitte med helt andre forestillinger– disse trenger jeg å vite om for å kunne gjøre en god jobb. Når jeg har kartlagt dette, kan jeg realitetsorientere gruppen på hva de kan forvente av det de forventer. Eventuelt kan de justere opplegget om det er for stor avstand mellom forventninger og innhold. Dette skaper ro, fokus og trygghet på ivaretakelse.

En av mine klienter fikk tilbud om å være prosjektleder. Prosjektet ble presentert i overskrifter. Hun hadde veldig lyst på prosjektet, men var i tvende sinn fordi beskrivelsen var så diffus. Og til tross for at dette egentlig var et perfekt prosjekt med hennes bakgrunn og stemte godt med hennes verdier, var hun et millimeter fra å si nei. Jeg lurte da på hva hun trengte for å kunne si ja. En avgrensing, sa hun. Hva med å be om en forventningsavklaring før du sier ja, foreslo jeg. Avklaring av forventninger ikke bare til omfang og form, men på de forhold som du før hadde erfart er viktig for deg å ha på plass. Når du får dette skriftlig, kan du i ettertid om prosjektet blir for stort eller responsen er diffus, gå tilbake til det som ble beskrevet i avklaringen. Hun fikk en mer konkret beskrivelse som gjorde at hun sa ja.

Her er fem grunner til å avklare forventninger tidlig – og hele tiden:

Forventningsavklaring skaper selvrefleksjon
Forventningsavklaring forplikter og justerer deltagerne
Forventningsavklaring skaper trygghet i relasjonen
Forventningsavklaring reduserer grubling og uro
Forventningsavklaring forebygger konflikter

Forventningsavklaringer skaper selvrefleksjon

Selvrefleksjon er en viktig kvalitet du hele tiden trenger for å utvikle deg. Å uttrykke hva du tenker og mener og åpent vurderer din egen innsats, skaper utvikling! Slik selvrefleksjon i samhandling med kollegaer og ledere gir mulighet for beskrive hva du ønsker å få til – og å avsjekke om du er på riktig vei.

Forventningsavklaring forplikter

Alt som er ute i et åpent landskap forplikter deg og dytter deg til å gjøre det du har sagt du skal gjøre. Lederen din blir også forpliktet i den forstand at det han eller hun har hørt deg uttrykke uten å komme med motforestillinger, er indirekte en bekreftelse på at du er på riktig vei. En enda bedre forpliktelse både for deg og for din leder er om det også nedfelles skriftlig. Mange jeg jobber med både ledere og ansatte, erfarer at det skaper trygghet å skriftliggjøre i en logg eller en e-post det dere har snakket om og som de oppfatter det er enighet om skal gjøres.

Forventningsavklaring skaper trygghet

Vi er forskjellige som personlighetstyper. Drivkreftene og verdiene våre preger våre tanker og handlinger hele tiden. Når jeg forstår hvordan du tenker og handler (kanskje annerledes enn meg), skapes større forståelse og raushet. Om du uttrykker hva du forventer, gis det rom for at jeg uttrykker mine forventninger. Utfordringen er at vi kan frykte å gi uttrykk for egne forventninger dersom de er annerledes enn det som er ønsket. Å uttrykke forventninger er en øvingsak, som for noen personlighetstyper er mye mer krevende enn for andre. Øvelse gjør mester også her, og når det gjøres erfarer de fleste en lettelse over å skape tydelighet i relasjoner.

Forventningsavklaring reduserer grubling og uro

Den indre samtalen vi har med oss selv om smått og stort kan være en ressurs, men mange beskriver det som noe plagsomt som tar energi og nattesøvn. Uro kan dukke opp som grubling på natten når vi kjenner at uavklarte forhold i relasjoner både privat og på jobb gnager. Forventningsavklaring reduserer slik grubling.

Forventningsavklaring forebygger konflikter

Jeg vet ikke hvor mange konflikter og spenningsfylte relasjoner jeg har vært borti i min jobb som coach. Det er forståelig fordi vi er forskjellige som personer, vi har ulikt språk og ulike uttrykk, og vi tolker ut i fra våre egen forståelse av verden og de verdiene vi bærer med oss. Å tidlig ta tak i dette, bli kjent med personlighetstypenes drivkrefter, avklare forventninger og lage spilleregler for samhandling er måter å komme dette i møte på.

En god måte å starte på jobb etter sommerferien kan være å gå gjennom arbeidsområdene dine og spørre: er det noe som er uklart, noe som skaper uro og grubling - og vil det være en hjelp å avklare forventninger med leder eller teamet ditt?

Om så er, så gjør det jo før jo heller. Det vil uten tvil gi deg en bedre høst.

Avklar forventningene – tidlig og hele tiden!